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文书档案整理工作要求与流程

来源:本站原创  2017年11月14日  阅:  字体:

一、归档材料的要求
  1、本单位自行文必须要有底稿,用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
  2、归档文件不能有重份     
  3、归档材料必须是同一年度。
  二、工作流程     
  收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
  (一)、收集应归档文件
  一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务,收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件,目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室,反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下:
  1、应归档的上级机关的文件材料,主要有5个方面:
  (1)、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料;
  (2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
  (3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词;
  (4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本;
  (5)、上级机关转发本机关文件的文件。
  2、应归档的本机关的文件材料,主要有24个方面:
  (1)、本机关党组(党委)、行政领导会议文件材料;
  (2)、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料;
  (3)、本机关颁发(包括转发及与其他机关联合颁发)的各种正式文件的签发稿、正式印件,重要文件的修改稿;
  (4)、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复;
  (5)、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告;
  (6)、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料;
  (7)、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料;
  (8)、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料;
  (9)、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料;
  (10)、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
  (11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料;     
  (12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料;
  (13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料;
(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料;
(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料;
(16)、本机关(本系统)的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关(本系统)重要活动事件的剪报;
(17)、本机关干部任免(包括上报和下批及备案)、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料;
(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根;
(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册;
(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本;
(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议;
(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文(正本、副本)和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件;
(23)、各种普查工作形成的文件材料;
(24)、死亡干部档案材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料,主要有3个方面:
(1)、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件;
(2)、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料;
(3)、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
4、应归档的下级机关的文件材料,主要有3个方面:
1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表;
2、下级机关报送的法规性备案文件;
3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。
下列文件不列入归档范围:
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件;
2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料;
3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料;
4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同,应结合自身实际,根据上述通用归档范围,制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。
   (二)、分类
一个单位对归档文件如何进行分类,一般常用的方法是以下两种: 
1、“保管期限——年度——机构”分类法。此法适用于内部机构比较多,分工比较细且文件量比较大的单位,其具体操作的方法步骤是:
(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分;
(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开,其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料,放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度;
(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。
在此分类方案中,内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况,应从变化当年起相应调整分类方案;如有临时机构一般归入相关业务机构,临时机构若独立性强且文件材料多,其文件也可作为一个独立机构整理,排列在其他常设机构之后。如保先工作,既可将文件放在机关党委或人事处,也可独立放在保先办。
2、“保管期限——年度——问题”分类法。
此法适用于内部机构比较少,分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位,其具体操作的方法步骤是:
 (1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分;
(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开,其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料,放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度;
(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。
这种分类方法,重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类,一般我们分为党群类、行政类、业务类等,党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等;行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等;业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。
     分类必须依据本单位的实际,对号入座,是哪个类就归哪个类,不得交叉。分类的目的就是便于查找。
(三)、划分保管期限    
1、保管期限为:永久、30年、10年。   
2、保管期限的划分要准确。应把握以下原则:
永久:本单位制定的法规政策性文件,处理重要问题形成的文件,召开重要会议的文件,重要的请示、批复、报告、总结,综合统计报表,机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件;转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根;
主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存;本单位房屋买卖、土地征用,重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料
     30年:本单位职能活动形成的一般性业务文件;本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本单位人事管理工作形成的一般性文件材料;本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示;一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。     10年:本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料;上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料;同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等;下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料;其它阶段性、临时性工作的文件材料。      应注意的突出问题:
      工作总结:本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”;单项性年度工作计划、总结为“30年”;不论哪方面的工作计划、总结,年度以下都应划为“10年”。     表彰先进:受县级(含)以上的表彰、奖励为“永久”;县级以下表彰、奖励为“30年”。
处分材料:受到警告(不含)以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。
    (四)、装订
凡是归档文件一般按“件”进行装订。
1、装订前的准备工作
主要包括以下三项内容:
(1)、检查文件材料是否齐全完整,如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐,有破损的应予以修整,有不宜永久、30年保存的应予以复制;
(2)、装订边太窄的适当加宽,纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切,小于A4国标的应酌情按A4进行背贴;
(3)、剔除多余的重份和不必要的复制件。
2、系统排列
一份文件由几部分组成时,装订前应按下列顺序进行排列:
(1)、正本在前,定稿在后;
(2)、正文在前,附件在后;
(3)、原件在前,复制件在后;
(4)、转发件在前,被转发件在后;
(5)、批复在前,请示在后;
(6)、不同文字的文本,中文本在前,外文本在后,汉文本在前,少数民族文字在后。 
(7)、成套报表一册为一件。
3、装订方法
(1)、10年保管的文件,可保持原貌,不再拆开重新装订。
(2)、永久、30年保管的文件,可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种:一是不锈钢夹装订法,即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度,一般件号为单号的文件,不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处,件号为双号的文件,不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法,即使用细线绳装订文件,要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处,上下均匀扎三个相距7厘米的孔,穿上细线绳适当抽紧并打结即可。
(3)、太薄或过厚文件的处理:对于太薄或过厚的文件,如果使用钢夹或细线绳装订不方便时,太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴,过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。
    (五)、文件材料的排列
     1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起,如干部任免、表彰奖励等要排在一起。     2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。     3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。
(六)、编写页号
只能用铅笔编写页号。
按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定,归档文件按照以下方法编制页号:
1、以“件”为单位编写页号,也就是每件均从“1”开始编起,件与件之间不连续编制页号,这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。
2、页号编写的位置,凡是有文字、图表的页面都要编写页号,正面编写在右上角,背面编写在左上角。
3、一份文件的总页数,以该文件最后一个页号为准。
    (七)、盖归档章
1、 归档章应盖在每件文件首页的右上方,归档章用“红色”印泥盖,不能使用其它颜色。
2、归档章各项目的名称和填写方法:
归档章的规格:长为3×15MM,宽为2×8MM,具体样式如下:
1          2             3
全宗号 年度 室编
件号
机构或(问题) 保管
期限 馆编
件号
4          5             6
1号格:“全宗号”项,填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号(如1号、2号等),未给确定的暂不填写。
2号格:“年度”项,用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年,不能有任何省略。
3号格:“室编件号”项,由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。
4号格:“机构(问题)”项,按机构分类的填写产生文件的内部机构名称,如“办公室”、“人事科”等;按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称,如“党群类”、“行政类”等。
5号格:“保管期限”项,填写每一份文件的保管期限,即“永久”、“30”或“10”。
6号格:“馆编件号”项,档案移交进馆后,由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。
归档章各项目的填写,应选用大小适当的数码章,刻制大小适当的“机构(或问题)”名称章、“保管期限”章,加盖上去。
3、填写归档图章内容时要求:(1)凡手工填写各项目内容的,一律用碳素笔填写;(2)凡项目内容用图章盖的,一律用红公印泥;(3)各项目内容用数字表示的,全部用小号数码章。
(八)、编写件号
所有文件排列完毕之后,即应按照排列顺序逐件编写件号,件号编写在归档章的“室编件号”栏之内,有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。
编写归档文件件号,始终按照永久、30年、10年三个序列来编制。编制方法主要有两种,一种是在同一保管期限内编大流水编号,这种大流水编制到一定时候,序号比较大,需要断号。
还有一种件号编制办法,就是按年度断号,即在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号,即年度内编小流水号
根据我省的《实施细则》,归档文件编件号按照以下要求进行:1、文件数量大的单位(指每年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过了四位数)可以一年或五年断一次号(五年断号的文件数量以不超过四位数为限);2、文件数量中等情况的单位(指5—10年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数不超过五位数)可以五年或十年断一次号;3、文件数量比较少或很少的单位,其永久、30年、10年分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数,可以暂时不考虑断号,等15年甚至更长时间达到四位数时再说,但仍以不超过四位数为限。
(九)、编制目录
1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序,按照永久、30年、10年三个序列,分别逐件编制归档文件目录,用泰坦档案管理软件打印。
2、按规定要进馆的永久、30年档案,应编制纸张档案目录一式四套(其中两套交档案馆,两套本单位使用),电子档案目录一式两套(一套交档案馆,一套供日常查档使用)。
3、目录本的编制,按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录,按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。
4、归档文件目录各项目填写规范如下:
(1)、“件号”项:按照归档章内的“室编件号”进行填写;
(2)、“责任者”项:
A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名,一般以文件的盖章或署名为准;
B、机关应填写其全称或通用简称;
C、由两个或两个以上机关的联合发文,一般只填写主办单位名称,也就是编发文字号的单位;
D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称;
E、个人作者填写其姓名,必要时加填职务或身份;
(3)、“文号”项:填写文件的发文字号,三者缺一不可,不得省略其中的部分,无文号的文件材料此项不填写。
(4)、“题名”项:
A、一般照录文件原题名,不得自行修改;
B、无题名或题名不能揭示文件内容,应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写;
C、有正题名、副题名的文件材料,可选择其中有检索价值的题名填写;
D、外文或者少数民族文字的文件材料,除原文照抄外,应将汉文译文加“[ ]”附在后面;
E、批复与请示合为一件,拟写题名时写批复标题,将请示文号放在备注栏中方便查找。
(5)、“日期”项:
A、填写文件的形成时间,一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准;
B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日,不得省略。月或日如果是一位数时,其前应加写一个“0”;在打印目录时应分为年和月日两行。
C、时间不详或没有时间的文件材料,应进行必要的考证。
(6)、“页数”项:填写每份文件的总页数,总页数以文件材料的最后一个页号为准。
(7)、“备注”项:必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题,如果说明文字比较多时,应填写在备考表中。
(十)、装盒     1、归档文件装盒的方法步骤
(1)、按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多,可以按排序单独装一盒或几盒;不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。
(2)、每盒文件之前放置归档文件目录,在文件之后放置一张备考表。
2、备考表所设各项目的填写方法
(1)、“盒内文件情况说明”项:填写盒内
文件需要说明的问题,主要包括文件的齐全完整程度,损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况,无问题则不填写。
(2)、“整理人”项:由整理归档文件责任人签字或盖章。
(3)、“检查人”项:由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。
(4)、“日期”项:填写本盒文件整理完毕的年、月、日。
卷 内 备 考 表

需要说明的问题:

 

 

 

 

立卷人
        检查人
        时  间
3、档案盒封面项目填写方法
封面只有一个“全宗名称”项,填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称,具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大,可以要求厂家直接将单位名称印上去;如果一个机关单位用盒量比较小,或者已经购买了未印制单位名称的文件盒,可以设计刻制一个大小适当的条型章,在使用文件盒时逐个盖上去。
4、档案盒脊项目的填写方法:
“全宗号”项,用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号;
“年度”项,用小号数码章盖四位阿拉伯数字;
“保管期限”项,盖大号“永久”、“30年” 或“10年”;
“机构(问题)”项,按机构分类的盖产生文件的内部机构名称,如“办公室”、“人事科”等;按问题分类的盖文件所归入的“问题类别”的名称,如“党群类”、“行政类”等;
“室编件号”项,由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号;
“馆编件号”项,空,档案移交进馆后,由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写;
“盒号”项,用大号数码章盖本盒的排列顺序号。
全宗号(用大号数码章)
年 度(用小号数码章)
保管期限(永久、30年、10年)
机构(问题)
起止件号 室(各归档单位用小号数码章,分两行盖起止件号)
 馆(空,各归档单位不能填写任何内容)
盒   号(用大号数码章)


作者:肃北档案 责任编辑:肃北档案
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