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文书档案整理要求与流程(2018年新规定)

来源:本站原创  2018年04月12日  阅:  字体:

一、文书档案整理流程

    文书档案的整理,2015年国家档案局新修订了《归档文件整理归则》并以DA/T22-2015标准印发,甘肃省结合实际制定下发了《甘肃省<归档文件整理规则>实施细则》,将文书档案的整理分为:档案的收集、鉴定、分类、确定件、排列、装订、编页、档号编制、盖归档章、编制目录、装盒、上架等十二个步骤。

第一步:收集应归档文件(收集)

一、机关事业单位文件材料归档范围(参照8号令执行)

(一)机关文件材料归档范围

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料;

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

(二)机关文件材料不归档范围

1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄送件等;

2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;

3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

二、企业管理类文件材料归档范围(参照10号令执行)

  (一)反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的,对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料;

(三)本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料,非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料;社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料;所属和控股企业报送的重要文件材料;

(四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

第二步:归档文件的鉴定、划分保管期限(鉴定)

一、机关文件材料的价值鉴定及保管期限划分

1、根据国家档案局部2016年12月颁布的国家档案局第8号令,把归档文件按本单位内设机构(问题)分类后,准确划分永久、定期(30年、10年)两种三个保管期限。

2、划分保管期限把握的原则

(1)永久:本单位制定的法规政策性文件,处理重要问题、召开重要会议形成的文件,重要请示、报告、批复及年度或年度以上工作规划、计划、总结,综合统计报表,机构变化、人事任免,党团员、干部职工花名册、人员录用、转正、定级、调资、退休、辞退、开除、警告(不含)以上处分、死亡、抚恤等文件,转移行政、工资、党团、工会组织关系介绍信及存根,县级(含)以上表彰奖励文件、奖牌等。上级下发的涉及本单位人事、业务及需要贯彻执行的重要文件、批复,本单位房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等凭证性材料。

(2)30年:本单位职能活动、召开会议、人事管理等工作中形成的一般性报告、总结、报表,一般问题的请示、批复等,单向年度工作计划、总结,县级以下表彰奖励文件,下级机关报送较大问题的专题报告。

(3)10年:本单位处理阶段性、临时性、常规性事务的文件材料及年度以下工作计划、总结,职工警告处分材料

,上级同级机关制发的属于本单位主管业务和需要贯彻执行的一般性文件材料,同级、下级机关一般业务往来的函件,下级机关报送的年度工作计划、总结、报表等。

二、企业文件材料的价值鉴定及保管期限划分

根据国家档案局部2013年2月颁布的国家档案局第10号令,企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期又分为30年、10年。

第三步:归档文件的分类(分类)

立档单位应对归档文件进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

一、机关归档文件的分类

一个单位的归档文件在整理时,须先制定出分类方案,可视具体情况采用“年度——机构(问题)——保管期限”两种方法中的一种,将本单位应归档文件按档案行政管理部门审定的分类方案对号入座,内容不得交叉。同一全宗应保持分类方案的稳定,按机构分适用于内部机构较多、分工较细、文件量大的单位,按问题分适用于内部机构较少、分工较粗、文件量小的单位。

二、企业归档文件的分类(参照10号令执行)。

第四步:确定归档文件整理保管单位——“件”(确定“件”)

件的构成:归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

第五步:归档文件排列(排列)

一、件内文件排列

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

二、文件间排列原则

  1、归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列;

2、一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列;

3、同一保管期限、同一事由的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列;

4、同一保管期限、不同事由、不同事件、不同问题的文件材料,按事由、事件或问题结束时的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列;

5、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料应分别集中排列在一起;

6、因故在整理过程中未能及时归档的文件,归档后将其排列在相应类别的最后,并在备考表中加以说明。

第六步:归档文件的装订(装订)

(一)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整

  1、归档文件已破损的,应按照《档案修裱技术规范》(DA/T 25-2000)予以修复;字迹模糊或易褪变的,应予复制。

  2、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

3、对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

(二)装订要求

1、纸质归档文件一般以件为单位装订,附件较多且厚的归档文件可单独装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。

2、装订方式宜采用线装法装订材料。应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。

3、用于装订的材料,不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

4、永久和定期保管的归档文件,需向综合档案馆移交的,采用线装法装订。页数较少的,使用直角装订;页数较厚的,使用“三孔一线”装订。不需要向综合档案馆移交的归档文件,可按实际情况选择装订方法。选择线装时,装订线应采用棉质白线。“三孔一线”装订时,装订孔距归档文件左侧边15mm打孔;“直角装订”装订时,装订孔距归档文件上边和左侧边20mm打孔;打孔位置应根据归档文件实际内容边距做适当调整,以不压字、不脱线为准。

5、保管期限为10年的归档文件可保持原装订方式不变。

第七步:给归档文件编页号(编写页号)

(一)纸质归档文件以“件”为单位编制页码,件与件之间不得连续编号。

  (二)页码应逐页编制,双面分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置,单面标注在文件正面右上角空白位置。

(三)文件材料已印制成册并编有页码的,且文件原有页码与拟编制页码相同的,可以保持原有页码不变,不再重复编页。

第八步:归档文件的排列与编写档案号(编制档号)

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

  (一)档号的结构:档号由“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号”五部分构成。

  上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如:酒泉市档案局(全宗号为008)2016年度业务科分类下,永久保管的第一件归档文件的档号编制为“008-WS?2016-Y-YWK-0001”。

  (二)档号编制要求

  1.全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用3位阿拉伯数字标识,如“008”,未给全宗号单位此项可为空。

  2.档案门类代码·年度:归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2016”。

  3.保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

4.机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母标识,同时编制机构(问题)代码表。

  5.件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。件号在机构(问题)分类后以“小流水”排序,方便插件的同时,保证了纸质与电子文件整理的协调统一。

第九步:加盖并填写归档章(加盖归档章)

新《规则》对归档章中“馆编件号”内容进行了修订,即将“馆编件号”改为“页数”。

1、在每份文件首页右上方距上边、右边约1厘米处,端正地盖归档章并填写相关内容电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

  2、归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。所有项目全部用红色印泥盖,数字用小号数码章。

归档章的规格:长为15㎜×3,宽为8㎜×2,具体样式如下:

8

2016

28

党群类

永久

15

  3、编制要求:归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构(问题)与各项编制要求统一,页数用阿拉伯数字标识。为便于识记,归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。

第十步:编制归档文件目录(编制目录)

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录,编目应准确、详细,便于检索。

  (一)归档文件应按照序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。

  (二)归档文件目录由档案管理软件系统生成电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。

  (三)编制要求。

  1.序号:为同年度、同期限下归档文件的顺序号。

  2.档号:档号按照档号编制结构填写。

  3.文号:为文件的发文字号,不能省略,如酒档发[2016]8号三者缺一不可。没有文号的,不用标识。

4.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者,可使用规范简称。

A、按照文件印章录入责任者全称、规范简称或姓名。

B、联合发文,只录入主办单位(编发文号者)名称。

C、合同、协议要录入甲、乙双方规范的机构名称。

D、个人署名的录入姓名,必要时录入职务或身份。

5.题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容需加方括号“[ ]”。

  A、准确照录文件原题名,不得加减、不得有误。

B、无题名或题名不能揭示文件内容的,要自拟题名加“[ ]”录入。

C、文件材料的正、副题名要全部录入。

D、外文或少数民族文字的文件材料题名,原文照录,汉译文加 “[ ]”附后。

E、批复请示合为一件时,只录批复件题名,请示件文号录入备注栏以便查找。

  6.日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20160809。

A、文件形成时间以领导签发、会议通过或发布时间为准。

B、年、月、日分两行用8位阿拉伯数字录入,个位数前面加“0”补齐,不得省略(如20160904)。

C、时间不详或没有注明时间的文件材料,要考证录入比较确切的时间。

  7.密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

  8.页数:每一件归档文件的总页数,总页数以文件材料的最后一页为准,并与归档章加盖页数一致。

  9.备注:简要注明需要说明的特殊情况或问题,如果说明文字较多时填写在备考表中。

(四)归档文件目录的样式

序号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

(五)归档文件目录的装订

1、永久、30年、10年目录分别装订,每本厚度不超过2㎝。如果一种保管期限一年的目录比较少,可以几年的合在一起装订。

2、每本目录均从“1”开始编写页码,以便于检索。

3、装订目录时应使用统一规定的目录夹。

4、目录夹封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范简称。

第十一步:归档文件装盒(装盒)

归档文件档案盒的制作尺寸与以前相同,只是去掉盒脊上起止件号栏目右侧栏内的“室”“馆”两字,盒脊填写方法基本不变,在起止件号栏目右侧上栏内填写盒内起号,下栏目内填盒内止号,具体装盒方法如下:

一、按照永久、30年、10年三个保管期限分别装盒。一个机构或问题的文件按件号顺序装一盒或若干盒。

二、每盒文件前必须要有归档文件目录,最后要放一张备考表,备考表填写方法

(1)盒内文件情况说明:主要填写盒内文件的完好程度及文件整理归档后修改、补充、移出、损坏、销毁等情况,没有需要说明的事宜不填写。

(2)整理人:由文件整理归档责任人签名盖章。

(3)检查人:由档案部门业务检查指导人签名盖章。

(4)日期:填写本盒文件整理完毕的时间。

三、档案盒封面项目填写方法

档案盒封面项目填写方法盒面上格横线上加盖全宗单位全称或规范简称的条型章。

第十二步:归档文件排列上架(排列上架)

    将整理好的档案分期限依分类方案按照机构(问题)每年编一个统一的盒号,依次分别在档案密集架(五节铁皮柜)中排列摆放。

作者:肃北档案 责任编辑:肃北档案
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