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甘肃省<村级档案管理办法>实施细则

来源:本站原创  2018年04月12日  阅:  字体:

甘肃省档案局  甘肃省民政厅  甘肃省农牧厅关于印发《甘肃省<村级档案管理办法>实施细则》的通知

各市州档案局、民政局、农牧局:

    为贯彻执行《村级档案管理办法》(国家档案局、民政部、农业部第12号令),进一步加强我省农村档案工作,规范村级档案管理,结合我省实际,制定《甘肃省<村级档案管理办法>实施细则》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

甘肃省民政厅    甘肃省农牧厅    甘肃省档案局

                               2018年2月  日

甘肃省《村级档案管理办法》实施细则

第一章  总则

    第一条  为加强我省农村档案工作,规范村级档案管理,有效地保护和利用档案,服务新形势下的农村工作,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国农业法》《国家档案局、中华人民共和国民政部、中华人民共和国农业部第12号令》《甘肃省档案条例》《甘肃省档案局 中共甘肃省委农村工作办公室关于加强和改进新形势下农业农村档案工作的意见》等,制定《甘肃省〈村级档案管理办法〉》实施细则》(以下简称细则)。

    第二条  本《细则》所称的村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织、村所属单位等在各项管理活动中直接形成的具有查考保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条  村级档案是农村发展历程的真实记录,是关系到农村经济社会发展和农民切身利益的一项重要基础性工作,是国家档案资源的重要组成部分。

第四条  本《细则》适用于甘肃省所有村级组织对档案的管理。

第二章  管理体制、机构及其职责

第五条  村级档案工作在村党组织和村民委员会的领导下实行统一领导、集中管理、安全方便的原则,以确保档案的完整、安全和有效利用,实现档案工作常态化、有序管理。

    第六条  村党组织和村民委员会应将档案工作作为村级工作的重要事项,明确分管领导,将档案工作纳入本村各项建设活动中,为档案工作开展提供必要的保障经费。

第七条  村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。

第八条  村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府、档案行政管理部门、民政部门、农业部门和相关部门的监督和指导。

    第九条  村级组织应当设立综合档案室,作为本村档案管理工作的职能机构;建立健全档案的收集整理、保管利用、安全保密、鉴定销毁、移交和岗位职责等各项规章制度。

第十条  村级组织应当指定专人负责本村各类档案的收集、整理、保管、利用和移交等工作,并对村经济合作组织档案工作进行监督和指导。

档案管理人员应当具有高中以上文化,良好的政治素质,遵纪守法,忠于职守,经过档案岗位资格培训,具备相应的档案管理知识,严格遵守档案管理和保密制度,妥善保管档案,并保持相对稳定。

第三章  档案收集、归档与整理

     第十一条  每个村级组织为一个独立的立档单位,所形成的全部档案可为一个全宗,全宗名称由乡镇和村级组织名称组成。村集体经济与村级组织合一的单位,形成的档案纳入村级档案全宗统一管理。规模较大的村集体经济组织,其档案可以自行管理,没有保管条件的,由村级组织集中统一管理。村级组织财务实行乡(镇)统一核算的,其会计档案由乡(镇)档案机构统一保管,村级组织可根据需要保存一套复制件。

第十二条  村级组织应当制定本村文件材料归档范围和档案保管期限表,及时将归档文件材料收集齐全,并分类整理归档。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。归档的文件材料要求为原件,并做到图样清晰、字迹工整、签字手续完备,禁止使用铅笔、复写纸、红墨水、纯兰墨水、圆珠笔等书写材料。

    第十三条  村级组织档案室要注意征集与本村有关的各种史志、历史文化遗产、非物质文化遗产、历史资料、村规民约、民风民俗、民间艺人、家谱、族谱及名人手迹、照片等,丰富档案内容。

    第十四条  村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、声像、实物等门类。各类文件材料整理方法和归档时间如下:

(一)文书类应当按《甘肃省<归档文件整理规则>实施细则》(甘档发〔2017〕28号)或者《文书档案案卷格式》(GB/T 9705—2008)的要求整理,于次年上半年归档。

(二)基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008),并参照《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》(DA/T 28—2002)的有关规定及时整理归档。

(三)设施设备类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)及时整理归档,于开箱验收后即时归档。

(四)会计类应当按照《甘肃省<会计档案管理办法>实施细则》(甘财会〔2016〕35号)的要求进行收集整理,在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

(五)照片应当按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50—2014)整理,由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

(六)实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

第十五条  村级组织各项管理活动中形成的电子文件是村级档案的重要组成部分。村级组织应当切实加强对电子文件的管理,并按《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016 )要求做好收集归档及管理工作。

第四章  档案保管和利用

    第十六条  村级组织档案室应当配备专门的档案柜架和防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施设备;文明村、小康村、美丽村等示范行政村应当有专门的档案库房,集中保管本村形成的各门类档案。

第十七条  村级组织档案管理人员应当定期检查档案的保管状况,确保档案安全。对声像档案和电子档案,要定期检查信息记录的安全性,确保档案可读可用。

第十八条  不具备档案安全保管条件的,应当将档案交由乡镇档案机构代为保管,村级组织可以保存档案目录等检索工具以便利用。  

第十九条  村级档案工作应当建立档案查阅利用制度,为本村各类组织及其成员、村民提供服务。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续,不得有涂改、损毁、掉换、抽取档案等行为。

第二十条  村级组织档案室应当编制案卷目录、归档文件目录和卷内目录等检索工具,建立全宗卷和统计台账。

第二十一条  档案管理人员应当围绕村中心工作或村级组织及其成员、村民利用需求,加强档案信息资源的开发利用,积极开展档案编研工作,如编写村史、村志、大事记、全宗介绍等。

第二十二条  文明村、小康村、美丽村等示范行政村应当利用现有档案资源,举办展览,打造“美丽乡村记忆馆”“民俗文化馆”“乡土资料馆”“村史馆”等各种形式的乡村历史文化传承场所。

第二十三条  村级组织应当积极推进档案信息化建设,配备必要的设施设备和档案管理软件,建立档案电子目录和全文数据库,逐步实现档案的信息网络共享。

村级组织向乡镇档案馆(室)移交的永久档案由乡镇档案馆(室)集中统一完成数字化工作,村级组织保存数字化档案副本。

第五章  档案移交、鉴定与销毁

第二十四条  村级组织应当每年六月底前将上年度永久保管的档案移交所在地乡镇档案馆(室),并做好档案移交手续。

第二十五条  村级组织换届选举后10日内,应当履行档案交接手续,必要时可以在选举前将档案暂存乡镇政府。

档案管理人员离任时应当进行档案移交,履行交接手续,防止档案散失。 

第二十六条  村级组织撤销的,档案移交所在地乡镇档案馆(室),村级组织合并的,档案移交合并后的村级组织档案室,移交时应当编制档案移交清册,办理交接手续。

第二十七条  销毁已达到保管期限的档案时,应当成立档案鉴定工作小组及时进行鉴定。

鉴定工作小组由村级档案管理人员和形成档案的村级组织人员(或者村民代表)组成,鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应当清点核对并编制档案销毁清册,经过必要的审批手续后按照规定销毁。禁止擅自销毁档案。档案销毁清册应当永久保存。

第六章  奖惩

第二十八条  在村级档案工作中作出突出贡献的村干部、档案管理人员和其他组织、个人,由各级人民政府、档案行政管理部门及相关单位给予表彰和奖励。

第二十九条  对于违犯档案法律法规的行为,由有关单位根据情节轻重,对直接负责任的主管人员或者其他责任人员依法给予纪律处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第七章  附则

  第三十条  本《细则》由甘肃省档案局、甘肃省民政厅、甘肃省农牧厅负责解释。

  第三十一条  本《细则》自公布之日起施行。甘肃省档案局2010年3月2日发布的《甘肃省行政村档案管理办法》同时废止。

    附件:甘肃省村级文件材料归档范围和档案保管期限表

附件

甘肃省村级文件材料归档范围

和档案保管期限表

一、文书类

1.党群组织工作文件材料

1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席(班子)会议记录永久

1.2本村党组织年度工作计划、总结等材料           永久

1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示,上级批复、通知、决定等材料        永久

1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料     永久

1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料                  永久

1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议(活动)记录、请示及上级的批复

                                               永久

1.7本村发展新党员,党员转正、延期、退党,处置不合格党员等方面的材料                               永久

1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料

(1)重要的                                     永久

(2)一般的                                    30年

1.9本村党组织、党员名册和年报表                 永久

1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根            永久

1.11本村党员交纳党费的清单、票据等              永久

1.12本村先进集体、先进个人登记表,审批表,名册及各种事迹材料

(1)受到县级(含)以上表彰、奖励的             永久

(2)受到县级以下表彰、奖励的                  30年

1.13本村党员违法违纪的有关材料,处理意见和上级决定、批复等材料

(1)受到警告(不含)以上处分的                 永久

(2)受到警告处分的                            30年

1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料

                                               30年

1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料                             10年

1.16本村共青团组织发展、换届选举材料,团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、年度统计表等材料    永久

1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料                      永久

1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料                          永久

1.19本村工会年度工作计划、总结,工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料                                             永久

1.20本村工会干部任免的请示、批复,会议记录,工会干部、会员名册及统计年报表等材料                     永久

1.21本村妇代会换届选举等材料                   永久

1.22本村计划生育工作年度计划、总结、统计表等材料永久

1.23本村独生子女证申请表,育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料      永久

1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料             永久

1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料                             30年

1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料   10年

1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册        永久

1.28本村兵役登记材料,现役军人、退伍军人情况登记表

                                               永久

2.村务管理文件材料

2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料         永久

2.2本村村委会年度工作计划、总结等材料           永久

2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料             永久

2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料                                   永久

2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料

(1)重要的                                     永久

(2)一般的                                     30年

2.6本村干部、村民名册,村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等                                   永久

2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表,农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料                                     永久

2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化,启用、废止印章等材料                  永久

2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册               永久

2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料                                     永久

2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料,相关人员名册等                                 永久

2.12本村的村规民约等各种规章制度材料           永久

2.13本村各种年度统计报表(包括农副工业生产年报,收益分配报表,土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)

                                               永久

2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料      永久

2.15本村信访信件处理结果等材料

(1)有领导重要批示及处理结果的                 永久

(2)有处理结果的                               30年

(3)没有处理结果的                             10年

2.16本村拥军优属、优抚救助等材料               30年

2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料    永久

2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料          永久

2.19本村公共设施管理、维修维护的材料            永久

2.20本村生产管理、企业管理的年度工作计划及总结和重大决策等材料                                     永久

2.21本村财务管理的年度计划、总结,有关财务审计情况材料                                             永久

2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料                                           永久

2.23本村各种经济、人口普查统计表                永久

2.24本村重大事故事件登记材料,调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料                         永久

2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料   30年

2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料

                                               30年

3.村级集体经济组织经营管理文件材料

3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料  永久

3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划           永久

3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料     永久

3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料                                             永久

3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料       永久

3.6本村企业历史沿革、大事记等材料               永久

3.7本村集体经济组织、所属各企业年度工作计划、总结等材料                                           永久

3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料                          永久

3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证,各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料

                                               永久

3.10本村集体经济组织章程,换届选举工作的通知、选举结果等材料                                       永久

3.11本村集体经济组织成员(股东)名册、股权登记簿永久

3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料                永久

3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理,经营不善歇业、破产等材料          永久

3.14本村企业年度各种统计报表及经济分析等材料   永久

3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料     30年

3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料    永久

3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料

                                               永久

3.18本村企业年度经营、销售统计等报表

(1)重要的                                     永久

(2)一般的                                     10年

3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册                                           永久

3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料                                         永久

3.21本村企业环境保护等材料                     永久

3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料    永久

3.23本村企业有关资产评估,资金、价格管理的审查、验证材料                                           永久

3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料                                           永久

3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料

                                               30年

3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料         30年

3.27本村各类农业普查材料                       永久

3.28本村农作物规划布局,粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料                  永久

3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录  永久

3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料                                           永久

3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料     永久

3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料   永久

3.33本村村办副业项目材料                       30年

3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料        永久

3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料                                       永久

3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单                  永久

3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度                         30年

3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议                                  永久

3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料                               永久

3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训,上级领导检查等形成的文件材料                         10年

3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账                                           永久

3.42集体土地调查材料及统计表                   永久

3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料        永久

3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件                                  永久

3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料                                       永久

3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料                                       永久

3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表  永久

3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同                                         永久

二、基建项目类

1.项目建议书、申请、报告及批复等材料            永久

2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料

                                               永久

3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料

                                               永久

4.基建项目的会议记录等材料                     永久

5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料         永久

6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料                                 永久

7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单    长期

8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料            长期

9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料        长期

10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸                                       长期

11.施工合同、协议,施工预决算,图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料                                           永久

12.施工监理文件材料                           长期

13.水电安装合同、协议,施工预决算,技术交底,图纸会审,材料出厂证明和竣工图等材料                  永久

14.项目竣工验收申请、批复,消防、环保、防疫、档案等验收记录,基建财务结、决算,项目审计,项目竣工验收证书等材料                                       永久

三、设施设备类

1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料                              长期

2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料

                                               长期

3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料                                 长期

4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料

                                               长期

5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料  长期

6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料长期

7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料            长期

四、会计类

1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证          30年

2.会计账簿类

2.1银行日记账、现金日记账                      30年

2.2总账、明细账、辅助账簿                      30年

3.会计报表类

3.1年度财务报表                                永久

3.2年度财务决算表                              永久

3.3月、季度财务报表                            10年

4.其他类

4.1会计档案移交清册                            永久

4.2会计档案保管清册                            永久

4.3会计档案销毁清册                            永久

五、照片类

1.上级领导来村视察、检查工作的照片              永久

2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片  永久

3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片          永久

4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片                                             永久

5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片          永久

6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片             永久

六、录音录像类

1.上级领导、知名人士来本村视察工作、上级机关在本村进行的重要活动、召开的重要会议,本村举办重大活动、重要会议形成的录音                                 永久

2.上级领导、知名人士来本村视察工作、上级机关在本村进行的重要活动、召开的重要会议,本村举办重大活动、重要会议形成的录像                                 永久

七、电子类

1.存储于磁带、磁盘、光盘和微缩胶片等载体的电子文件

                                               永久

八、实物类

1.获得省、部(含省、部)级以上的荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等,以及获奖的创造发明品、作品              永久

2.获得省、部(含省、部)级以下的荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等,以及获奖的创造发明品、作品              30年

3.本村失效的印章及综合办事机构的印章           永久

4.省、部级以上领导、名人题词、书画              永久

5.省、部级以下领导、名人题词、书画              30年

6.与其它单位往来的纪念品、礼品               30年                                 

作者:肃北档案 责任编辑:肃北档案
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